PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS 

COLEGIO 

I.E.D ANTONIO NARIÑO

DOCENTE

JULIANA BARRERA

ESTUDIANTE

MARÍA ALEJANDRA PULIDO SOSA 

BOGOTA D.C.

        2016      
               

INTRODUCCIÓN

en este trabajo podremos encontrar definiciones básicas respecto a la producción de documentos que se deben realizar en una empresa, este trabajo puede servir como buena guía de apoyo. 

OBJETIVOS

GENERAL 

 ¿QUE ES ARCHIVO?


Es el proceso de ordenación de los documentos,de acuerdo a la necesidad metodológica de la organización y la adecuada conservación y consulta de los mismos.

los documentos puede ser, fotos,recortes de diario, y resultan de suma importancia cuando se emprende una actividad de investigación histórica.

                         OBJETIVOS DEL ARCHIVO 

• manejar información activa y dinámica que conserve patrimonio histórico de las organizaciones.
• ser centro de estudio y de investigación de fuentes primarias.
• salvaguardar información de la organización prestando servicio y eficiente y oportuno a la gestión administrativa.
• asegurar el funcionamiento de articulado del sistema nacional del archivo.  
• custodiar,conservar, recuperar y difundir el patrimonio documental de la nación.

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

administrativo: producidos o recibidos por una organización.

contable:explica, justifica y comprueba operaciones financieras y contables. 

histórico: fuente primaria para  la historia.

jurídico:derechos u obligaciones legales y jurídicas.

legal: testimonio ante la ley.

VALOR DOCUMENTAL 

primario: Desde creación o recepción (jurídico, administrativo, contable)

secundario: utilidad histórica o social después de perder valor primario.

documental: guarda de la documentación en ciclo vital de archivos.

SERVICIOS

• consulta
• referencia 
• vencimiento 
• reprografico
• memoria institucional y técnica

CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS 

ORGANIZACIÓN 

La permanencia de los expedientes (documentos) en cada uno de estos archivos depende básicamente de la vigencia del asunto que les dio origen.

Archivo centralizado:
Un archivo es centralizado cuando toda la información de la empresa se haya reunido en una sola oficina. Esta organización necesaria supone una centralización del recibo y despacho de la correspondencia.

El archivo central será entonces la dependencia encargada de encausar la tramitación de los documentos, debe velar por su conservación y de ofrecer un buen servicio de consulta.

Archivo descentralizado:
Se dice que un archivo es descentralizado cuando cada una de las dependencias es responsable de recibir, despachar, archivar, y conservar la documentación que a ella le compete, si bien sea producida o recibida.


Archivo descentralizado con control central:

Es una combinación de dos sistemas anteriores. El trámite de la documentación está centralizado. Allí reposa la rotación de la información; la diferencia radica que cada correspondencia conserva únicamente las copias de correspondencia despachada, las cuales podrían destruir anualmente, en su mayoría, por encontrarse en el archivo central. Para efectos de facilitar consulta, puede guardarse máximo por un año más alguna información que, según la experiencia, es consultada significativamente.

CICLO VITAL

ARCHIVO DE GESTIÓN:
tiene valoración (administrativa, legal, fiscal) su consulta es permanente (activa)

ARCHIVO CENTRAL:
recibe las transferencias del archivo de gestión, su conservación es precaucional en esta fase se realiza una valoración secundaria para determinar si los documentos se conservan permanentemente o se eliminan según lo estipulado por las TRO.

ARCHIVO HISTÓRICO:
recibe las transferencias del archivo central su valoración es secundaria, conservación permanente.